Microsoft vừa chính thức giới thiệu tính năng biên nhận gửi (delivery receipt) và biên nhận đã đọc (read receipt) trên ứng dụng Outlook dành cho thiết bị di động (Android và iOS). Đây là một cập nhật được mong đợi từ lâu, giúp thu hẹp khoảng cách về tính năng giữa phiên bản di động với ứng dụng Outlook trên máy tính để bàn và Outlook nền web. Trước đây, sự hạn chế này đã gây không ít khó chịu cho người dùng thường xuyên kiểm tra và quản lý email khi đang di chuyển.
Với sự bổ sung quan trọng này, người dùng trên cả hai vai trò (người gửi và người nhận) có thể quản lý thông tin liên lạc hiệu quả hơn. Hiện tại, khả năng mới này đang được triển khai cho người dùng Outlook trên Android Beta (phiên bản 4.2439.0 trở lên) hoặc iOS TestFlight (phiên bản 4.2437.0 trở lên). tincongngheso.com dự đoán bản cập nhật sẽ sớm được phát hành rộng rãi trong những tháng tới, sau khi nhận được phản hồi từ các thành viên Microsoft Insider.
Hướng Dẫn Yêu Cầu Biên Nhận Gửi và Đọc Email Trên Outlook Mobile (Người Gửi)
Để yêu cầu biên nhận gửi và biên nhận đã đọc trong ứng dụng Outlook di động trên Android hoặc iOS, quy trình thực hiện khá đơn giản:
- Đầu tiên, hãy tạo một email mới hoặc mở một email nháp như bình thường.
- Trước khi gửi tin nhắn, chạm vào biểu tượng “+” trên thanh công cụ bên dưới bản nháp email của bạn.
- Sau đó, chạm vào biểu tượng “Biên nhận” (Receipts).
Nút Biên nhận (Receipts) trong ứng dụng Outlook di động trên Android và iOS.
- Tại đây, bạn sẽ thấy các tùy chọn để chọn. Đánh dấu vào “Yêu cầu Biên nhận Gửi” (Request Delivery Receipt), “Yêu cầu Biên nhận Đã Đọc” (Request Read Receipt) hoặc cả hai, tùy thuộc vào loại biên nhận bạn muốn nhận.
Tùy chọn yêu cầu Biên nhận Gửi (Delivery Receipt) và Biên nhận Đã Đọc (Read Receipt) trong ứng dụng Outlook di động.
- Sau khi nhấp vào mũi tên “Quay lại” ở góc trên cùng bên trái màn hình để trở về bản nháp tin nhắn, một biểu ngữ sẽ xuất hiện ở đầu bản nháp của bạn, xác nhận các loại biên nhận bạn đã thiết lập.
Nếu bạn gửi email cho nhiều người, bạn sẽ nhận được một biên nhận gửi hoặc biên nhận đã đọc cho mỗi địa chỉ email.
Thông thường, biên nhận gửi sẽ được tạo tự động, trừ khi bị chặn bởi tổ chức. Điều này có nghĩa là bạn sẽ nhận được thông báo gửi ngay sau khi máy chủ phát hiện email đã được gửi thành công. Mặt khác, biên nhận đã đọc cần được kích hoạt thủ công bởi người nhận, do đó, bạn có thể không nhận được biên nhận này ngay cả khi họ đã đọc email của bạn.
Hướng Dẫn Phản Hồi Biên Nhận Đã Đọc Trên Outlook Mobile (Người Nhận)
Nếu người gửi email cho bạn đã yêu cầu biên nhận đã đọc, một biểu ngữ sẽ xuất hiện ở đầu màn hình ngay khi bạn mở email trong ứng dụng Outlook trên Android hoặc iOS của mình.
Tùy chọn gửi Biên nhận Đã Đọc khi người nhận mở email trong ứng dụng Outlook di động.
Nếu bạn muốn xác nhận rằng mình đã đọc email (hoặc nếu chính sách công ty yêu cầu bạn phải làm vậy), chỉ cần chạm vào “Gửi” (Send). Ngược lại, nếu bạn không muốn người gửi biết mình đã xem email, bạn có thể bỏ qua biểu ngữ này.
Nếu đây là lần đầu tiên bạn thấy yêu cầu này trong ứng dụng Outlook di động, bạn sẽ có quyền quyết định cách ứng dụng hoạt động trong tương lai. Nếu bạn thay đổi ý định bất cứ lúc nào, hãy chạm vào “Biên nhận Đã Đọc” (Read Receipts) trong phần Thư (Mail) của menu Cài đặt (Settings), và chọn cài đặt cập nhật từ danh sách xuất hiện.
Cài đặt tùy chỉnh phản hồi Biên nhận Đã Đọc trong phần Mail của ứng dụng Outlook di động.
Ưu và Nhược Điểm của Biên Nhận Gửi và Đọc Email
Tính năng biên nhận gửi và đã đọc, vốn cũng có sẵn trên các dịch vụ nhắn tin khác như WhatsApp và iMessage, mang lại cả lợi ích và hạn chế riêng.
Ưu điểm:
- Xác nhận tin nhắn thành công: Nhận biên nhận gửi giúp bạn yên tâm rằng email đã được chuyển đến một địa chỉ email hợp lệ.
- Xác nhận người nhận đã xem: Biên nhận đã đọc là một cách tốt để xác nhận rằng người nhận đã xem nội dung tin nhắn của bạn.
- Quản lý liên lạc hiệu quả: Biên nhận đã đọc hữu ích trong việc quản lý các cuộc trò chuyện và có thể giúp bạn đưa ra lý do chính đáng để gửi email nhắc nhở. Ví dụ, nếu ai đó đã đọc email của bạn một tuần trước nhưng chưa trả lời, việc bạn nhắc nhở nhẹ nhàng không phải là điều vô lý.
Nhược điểm:
- Gây khó chịu hoặc lo lắng: Biên nhận gửi và đã đọc đôi khi có thể gây ra sự khó chịu hoặc thậm chí lo lắng. Bạn có thể tự hỏi tại sao người khác vẫn chưa trả lời, mặc dù họ đã đọc email cách đây hơn hai tuần.
- Không đáng tin cậy hoàn toàn: Một nhược điểm khác của biên nhận đã đọc là chúng không hoàn toàn đáng tin cậy. Người nhận có thể thực sự đã đọc email của bạn nhưng quyết định không gửi biên nhận, hoặc chương trình email của họ có thể không hỗ trợ biên nhận đã đọc.
Dù bạn chọn sử dụng tính năng này hay không, việc có tùy chọn này trên ứng dụng Outlook di động giúp nó đồng bộ hơn với các ứng dụng máy tính và trang web Outlook, đảm bảo tính nhất quán trong chính sách và hỗ trợ những người dùng truy cập email khi đang di chuyển.
Kết Luận
Việc Microsoft tích hợp biên nhận gửi và đã đọc vào ứng dụng Outlook di động là một bước tiến quan trọng, mang lại sự tiện lợi và tăng cường khả năng quản lý email cho người dùng Việt Nam. Tính năng này giúp người gửi an tâm hơn về việc truyền đạt thông tin và cung cấp công cụ cho người nhận để kiểm soát quyền riêng tư. Tuy nhiên, việc sử dụng nó cần được cân nhắc để tránh gây áp lực không đáng có. tincongngheso.com hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn toàn diện và hướng dẫn chi tiết để tận dụng tối đa tính năng mới này.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về tính năng biên nhận email trên Outlook di động trong phần bình luận bên dưới. Liệu đây có phải là một công cụ hữu ích cho công việc và giao tiếp hàng ngày của bạn không?
Tài liệu tham khảo:
- Microsoft Tech Community Blog: Delivery and read receipts in Outlook for Android and iOS
