Bất kể bạn là ai hay làm công việc gì, khả năng cao là bạn phải đối phó với các tệp PDF thường xuyên. Định dạng tài liệu này đã có thời hoàng kim của nó, nhưng giờ đây lại gây ra vô số vấn đề trên các màn hình hiện đại, mặc dù nó không hề có dấu hiệu sẽ biến mất. Nhu cầu loại bỏ các tệp PDF đang ngày càng trở nên rõ ràng hơn, nhưng chính xác thì chúng ta sẽ thay thế chúng bằng gì? tincongngheso.com sẽ cùng bạn đi sâu phân tích về “vấn đề của PDF” và tìm kiếm các “giải pháp thay thế PDF” tiềm năng cho “tương lai tài liệu số”.
PDF: “Xác Sống” Bất Diệt Của Tài Liệu Kỹ Thuật Số
Có một kiểu khổ sở kỹ thuật số đặc biệt khi bạn mở một tệp PDF 57 trang trên điện thoại. Bạn phải liên tục phóng to, thu nhỏ, cố gắng giải mã văn bản 8 điểm trông như được in ra từ máy fax. Đó là một trải nghiệm quen thuộc – bởi vì “định dạng PDF” đơn giản là không chịu “chết”!
Biểu tượng Adobe PDF và các phần mềm chỉnh sửa PDF phổ biến, minh họa sự thống trị của định dạng này.
PDF được tạo ra như một cách để cung cấp cho tài liệu một thiết kế tuyệt đối, bất biến, phù hợp cho việc in ấn. Nó chưa bao giờ được thiết kế để trở thành cách chúng ta tiêu thụ tài liệu trên màn hình. Đó là lý do tại sao việc mở và xem một “file PDF” trên điện thoại thông minh lại gây nhiều phiền toái đến vậy. Nó giống như bạn phải đọc một cuốn sách khổ lớn trong khi thị lực kém, dùng kính lúp để xem xét từng centimet vuông của trang giấy.
Tuy nhiên, ngân hàng của bạn vẫn gửi sao kê dưới dạng PDF, các cơ quan chính phủ sẽ gửi cho bạn PDF, nếu bạn mua một eBook có nhiều hơn chỉ văn bản, hoặc một bản sao tạp chí kỹ thuật số, rất có thể đó sẽ là một PDF. Đây là một “định dạng tài liệu” dường như không phù hợp với cách tất cả chúng ta đọc tài liệu hiện nay, vì vậy nó là một nguồn gây thất vọng không ngừng.
Những Lợi Thế Khiến PDF Vẫn Tồn Tại Bất Chấp Tất Cả
Một nhân viên văn phòng đang sử dụng máy in hiện đại, thể hiện vai trò in ấn là một lý do PDF vẫn tồn tại.
Trong khi thế giới máy tính phát triển nhanh chóng, một số thứ lại khó loại bỏ một cách đáng ngạc nhiên. Vẫn còn một số công ty và cơ quan chính phủ sử dụng đĩa mềm, ví dụ, bởi vì các hệ thống họ đang sử dụng có tuổi thọ cực kỳ dài, hoặc quá tốn kém hoặc gây gián đoạn để thay thế.
Tương tự như vậy, PDF có một số lợi thế và sự ăn sâu mà khiến cho việc thay thế chúng trở nên khó khăn:
- Bố cục khóa cố định: PDF có bố cục được khóa, nên đây là cách cực đoan nhất nhưng cũng đáng tin cậy nhất để đảm bảo rằng tài liệu trông chính xác như ý muốn của người tạo.
- Định dạng ngoại tuyến: Đây là một định dạng hoàn toàn ngoại tuyến, dễ lưu trữ và sao lưu.
- Tiêu chuẩn thực tế: Về cơ bản, nó là tiêu chuẩn thực tế cho việc lưu trữ tài liệu, đặc biệt là các hồ sơ có giá trị pháp lý.
- Khả năng đọc phổ quát: Khả năng đọc “file PDF” gần như phổ biến và được tích hợp sẵn trong rất nhiều thiết bị.
Đợi đã, điều này làm cho “file PDF” nghe có vẻ tuyệt vời, vậy thì tôi đang phàn nàn về điều gì? May mắn là bạn đã hỏi, bởi vì bây giờ chúng ta có thể đi đến “những điểm đau của PDF”.
Những “Điểm Đau” Không Thể Phủ Nhận Của PDF Trong Kỷ Nguyên Hiện Đại
Người dùng đang cầm điện thoại di động với biểu tượng file PDF trên màn hình, minh họa khó khăn khi đọc PDF trên thiết bị cầm tay.
Như đã đề cập, PDF được thiết kế cho in ấn, không phải xem trên màn hình. Có vô số loại màn hình mà mọi người sử dụng hàng ngày. Tất cả đều có kích thước, độ phân giải và tỷ lệ khung hình khác nhau. Vì PDF không thể điều chỉnh theo màn hình mà nó đang được xem, không giống như trang web bạn đang đọc ngay bây giờ, chẳng hạn, điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải liên tục cuộn và thay đổi kích thước để đọc tài liệu.
Nhiều màn hình máy tính được xoay dọc (chế độ portrait mode), một cách để tối ưu việc đọc các tài liệu PDF không responsive.
Trở lại thời tôi còn làm việc trong môi trường học thuật, tôi phải đối phó với hàng núi “file PDF”. Chẳng hạn, tất cả các bài báo khoa học tôi dùng để viết báo cáo nghiên cứu đều ở “định dạng PDF”. Cách duy nhất để làm điều này hiệu quả là sử dụng màn hình Dell 27 inch thứ hai của tôi ở chế độ dọc (portrait mode). Điều này cho phép tôi xem toàn bộ một trang PDF với kích thước đọc thoải mái mà không cần cuộn. Nhỏ hơn thế, tôi thà cọ mắt bằng giấy nhám.
Khó khăn trong chỉnh sửa, chú thích và cộng tác
Một vấn đề lớn khác là PDF rất tệ để làm việc nếu bạn muốn chỉnh sửa hoặc chú thích chúng, và đặc biệt nếu bạn muốn cộng tác với những người khác. Đó là một định dạng OK cho một tài liệu đã hoàn thiện, nhưng không có gì khiến tôi lo sợ hơn việc được giao một PDF với yêu cầu sửa đổi nó.
Vấn đề với PDF dạng ảnh scan và lỗi OCR
Tệ nhất là các PDF không thực sự là tài liệu văn bản kỹ thuật số. Thay vào đó, nó chỉ là một tài liệu giấy nào đó đã được quét và đóng gói trong một PDF. Vì vậy, văn bản không thể chọn được trừ khi thông qua OCR (Nhận dạng ký tự quang học), thường xuyên đầy lỗi. Điều đó có lẽ không phải lỗi của riêng PDF, vì bạn có thể làm điều này với bất kỳ “định dạng tài liệu” nào, nhưng có điều gì đó về PDF dường như thúc đẩy giải pháp lười biếng này.
Các nhược điểm khác
Thêm vào đó là khả năng PDF chứa phần mềm độc hại (mặc dù điều này không còn phổ biến) hoặc “dung lượng file PDF” có thể cực kỳ lớn nếu người tạo không cẩn thận, và tôi đã sẵn sàng nói lời tạm biệt với định dạng này.
Một Định Dạng Tài Liệu “Di Động” Lý Tưởng Cần Có Gì?
Một chiếc Amazon Kindle Gen 11 (2024) đang hiển thị bìa sách, minh họa nhu cầu về một định dạng tài liệu "di động" thực sự hiệu quả.
Ý định đằng sau Định dạng Tài liệu Di động (PDF) không hề tồi, nhưng khi nó được tạo ra vào đầu những năm 90, không ai có thể lường trước được thế giới thiết bị máy tính ba thập kỷ sau. Khi đó, một PDF sẽ được xem trên màn hình máy tính lớn (thường là một mẫu máy tính để bàn chuyên dụng cho xuất bản) hoặc trên trang in. Những gì chúng ta cần từ một “tài liệu di động” ngày nay và những gì PDF cung cấp đang mâu thuẫn.
Vì vậy, đây là những gì cá nhân tôi muốn từ một định dạng thay thế:
Tính Responsive hoàn hảo
Nó phải hoạt động trên mọi kích thước màn hình mà không cần thao tác phóng to, thu nhỏ thủ công. “Định dạng tài liệu” này phải tự động điều chỉnh “bố cục” nội dung để phù hợp với thiết bị.
Khả năng Tiếp cận (Accessibility)
Hỗ trợ tích hợp cho trình đọc màn hình, đánh dấu ngữ nghĩa và cấu trúc phù hợp. Điều này giúp người khuyết tật có thể tiếp cận thông tin dễ dàng hơn.
Khả năng Tìm kiếm (Searchability)
Văn bản phải là văn bản thật, có thể lập chỉ mục (indexable) và sao chép được, không phải là hình ảnh. Điều này cải thiện khả năng “tìm kiếm thông tin trong tài liệu” và tối ưu SEO cho nội dung.
Tính Cộng tác (Collaboration)
Cho phép chỉnh sửa, nhận xét và đề xuất theo thời gian thực. Khả năng “cộng tác trên tài liệu” là cực kỳ quan trọng trong môi trường làm việc hiện đại.
Hỗ trợ Lưu trữ lâu dài (Archival Support)
Ổn định theo thời gian, được tiêu chuẩn hóa và có thể đọc được bằng con người nếu cần. Điều này đảm bảo tính bền vững của thông tin.
Mở và Tương thích (Open and Interoperable)
Không bị khóa bởi một nhà cung cấp cụ thể hoặc phụ thuộc vào các công nghệ độc quyền. Một “định dạng tài liệu mở” sẽ thúc đẩy sự đổi mới.
Tôi hiểu đây là một yêu cầu lớn, và nếu dễ dàng như vậy thì chắc ai đó đã làm được rồi, nhưng “PDF sẽ tồn tại bao lâu nữa”? Liệu người ngoài hành tinh có vẫn tìm thấy “file PDF” trên các phương tiện truyền thông còn sót lại sau khi nền văn minh nhân loại sụp đổ? Tôi hy vọng là không. Cả hai điều đó.
Các Ứng Cử Viên Tiềm Năng Để “Đoạt Ngôi” PDF
Sự thật là, hiện tại, không có “kẻ hủy diệt PDF” duy nhất. Trong một thời gian, các “file EPUB” được cho là câu trả lời. Chúng sẽ tự động điều chỉnh lại bố cục một cuốn sách hoặc tạp chí để phù hợp nhất với màn hình. Trên thực tế, nó không hoàn toàn như vậy, và EPUB hoạt động tốt nhất với các tài liệu chủ yếu là văn bản như tiểu thuyết.
Một thiết bị đọc sách điện tử (eReader), đại diện cho định dạng EPUB và khả năng tự điều chỉnh bố cục văn bản.
Sử dụng các công nghệ như HTML và CSS, có thể tạo ra các tài liệu động và hiển thị tốt trên mọi màn hình. Vấn đề là, hiện tại điều đó không cung cấp cho bạn một tài liệu “ổn định khi in” và điều đó rất quan trọng cho việc sử dụng chính thức. Nó có thể ổn cho công chúng nói chung, những người sẽ không bao giờ in một tài liệu, nhưng điều đó không đủ để hạ bệ PDF.
Minh họa một môi trường phát triển tích hợp (IDE) với các dòng mã code và giao diện website, thể hiện tiềm năng của HTML/CSS trong việc tạo tài liệu động.
Markdown là một “định dạng tài liệu” gọn nhẹ, tập trung vào cấu trúc hơn là kiểu dáng. Khi được kết hợp với các trình xem tốt (như Obsidian hoặc trình kết xuất web), nó trở thành một công cụ tài liệu mạnh mẽ. Nó dễ viết, thân thiện với kiểm soát phiên bản, dễ đọc bằng con người. Tuy nhiên, nó chỉ cung cấp khả năng kiểm soát bố cục và thiết kế cơ bản, vì vậy một lần nữa, PDF sẽ kéo nó xuống và đánh bại nó bằng hàng loạt giấy in.
Trang ứng dụng Obsidian Notes trên Apple App Store, ví dụ về một công cụ sử dụng định dạng Markdown hiệu quả.
Đối với các tài liệu thực sự là dữ liệu ẩn – như hóa đơn, hợp đồng hoặc báo cáo – một “định dạng cấu trúc” tách biệt dữ liệu khỏi cách trình bày như JSON có thể là lý tưởng. Nó có khả năng đọc máy cao, linh hoạt và có thể tùy chỉnh, nhưng sau đó khả năng đọc bằng con người sẽ giảm sút nghiêm trọng.
Cuối cùng, cách duy nhất để từ bỏ PDF là chấp nhận rằng bạn không thể có một “định dạng tài liệu” làm mọi thứ hoàn hảo. Chúng ta có thể phải từ bỏ nỗi ám ảnh về việc kiểm soát bố cục tuyệt đối, nhưng chủ yếu là các tổ chức lớn không chịu từ bỏ PDF phải giúp đỡ mọi người bằng cách đưa định dạng tài liệu cổ xưa này vào máy hủy tài liệu kỹ thuật số.
Lời kết:
“Nhược điểm của PDF” ngày càng rõ ràng trong bối cảnh công nghệ hiện đại, từ trải nghiệm người dùng kém trên di động đến khó khăn trong “cộng tác tài liệu”. Mặc dù có nhiều ứng cử viên tiềm năng như EPUB, HTML/CSS, Markdown hay JSON, nhưng chưa có định dạng nào đủ sức thay thế hoàn toàn vị thế của PDF. “Tương lai tài liệu số” đòi hỏi một sự thay đổi tư duy từ các tổ chức lớn và sự phát triển của các tiêu chuẩn mở hơn. tincongngheso.com hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn cái nhìn sâu sắc về vấn đề này. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về “định dạng tài liệu” mà bạn mong muốn trong tương lai!
