Microsoft Excel là một công cụ bảng tính mạnh mẽ và đa năng, nhưng cũng nổi tiếng với giao diện dày đặc các ô, trang tính, tab, nút bấm và hộp thoại. Việc điều hướng chỉ bằng chuột đôi khi có thể gây mất thời gian và kém hiệu quả. Để giúp bạn tối ưu hóa năng suất và làm chủ Excel như một chuyên gia, bài viết này sẽ tổng hợp những phím tắt bàn phím được sử dụng nhiều nhất, giúp bạn điều hướng chương trình một cách nhanh chóng và mượt mà hơn bao giờ hết.
Các phím tắt trong bài viết này áp dụng cho máy tính chạy hệ điều hành Windows. Đối với người dùng Mac, các phím tắt trong Excel thường tuân theo nguyên tắc tương tự, với phím Alt trên Windows thường được thay thế bằng phím Option trên Mac, và phím Ctrl trên Windows có thể thay thế bằng phím Cmd.
Điều hướng giữa các ô trong Excel
Mặc dù việc sử dụng các phím mũi tên (Arrow keys) để di chuyển lên, xuống, trái hoặc phải giữa các ô gần kề là điều cơ bản, nhưng những phím tắt mạnh mẽ hơn cho phép bạn “nhảy” xa hơn trong một lần bấm, loại bỏ nhu cầu sử dụng con lăn chuột một cách đáng kể.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến cạnh phải của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên phải hoặc End+Mũi tên phải |
| Di chuyển đến cạnh trái của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên trái hoặc End+Mũi tên trái |
| Di chuyển đến đỉnh của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên lên hoặc End+Mũi tên lên |
| Di chuyển đến đáy của vùng dữ liệu | Ctrl+Mũi tên xuống hoặc End+Mũi tên xuống |
| Di chuyển đến ô A1 | Ctrl+Home |
| Di chuyển đến ô cuối cùng có dữ liệu trong trang tính | Ctrl+End |
| Di chuyển đến cột A trong hàng hiện tại | Home |
| Di chuyển xuống một màn hình từ ô hiện tại | Page Down |
| Di chuyển lên một màn hình từ ô hiện tại | Page Up |
| Di chuyển sang phải một màn hình từ ô hiện tại | Alt+Page Down |
| Di chuyển sang trái một màn hình từ ô hiện tại | Alt+Page Up |
Để chọn các ô trong khi điều hướng, bạn chỉ cần giữ phím Shift cùng với các phím tắt bàn phím phía trên. Ví dụ, Shift+Home sẽ chọn tất cả các ô trong hàng hiện tại từ ô đang chọn đến cột A. Tương tự, Shift+Ctrl+Mũi tên phải sẽ chọn tất cả các ô giữa ô hiện tại và cạnh phải của vùng dữ liệu đang làm việc.
Bạn cũng có thể nhấn Alt+F3 để kích hoạt Hộp Tên (Name Box) ở góc trên bên trái cửa sổ Excel. Tại đây, bạn có thể nhập tên cho một ô hoặc một vùng ô đã chọn, hoặc sử dụng các phím Mũi tên lên và Mũi tên xuống rồi nhấn Enter để điều hướng đến một vùng đã được đặt tên từ trước. Đây là một cách hiệu quả để di chuyển nhanh chóng đến các khu vực quan trọng trong bảng tính của bạn.
Người dùng gõ phím trên bàn phím khi làm việc với Excel.
Điều khiển Ribbon Excel bằng bàn phím
Chìa khóa để điều hướng Ribbon trong Microsoft Excel là hiểu rõ chức năng của phím Alt. Khi bạn nhấn và thả phím Alt, một chữ cái sẽ xuất hiện bên cạnh mỗi tab trên Ribbon. Đây là các “chỉ mục” cho phép bạn truy cập nhanh vào từng tab.
Giao diện Excel hiển thị các phím tắt Alt cho Ribbon.
Sau đó, khi bạn nhấn một trong các chữ cái tương ứng (ví dụ: H để mở tab “Home”), một bộ mã mới sẽ xuất hiện cho từng lệnh trong tab đó. Bằng cách ghi nhớ những chuỗi phím tắt Alt này, bạn có thể thực hiện nhiều tác vụ thường xuyên mà không cần dùng chuột.
Tab Home trên Ribbon Excel với các tùy chọn Alt đã được kích hoạt.
Ví dụ, một số kết hợp phím tắt Alt mà người dùng thành thạo thường ghi nhớ vì tần suất sử dụng cao bao gồm:
- Alt rồi thả ra, sau đó nhấn Q sẽ đưa bạn đến trường tìm kiếm ở đầu cửa sổ.
- Alt rồi thả ra, sau đó nhấn H, L, R để mở Trình quản lý Quy tắc Định dạng có điều kiện (Conditional Formatting Rules Manager).
- Alt rồi thả ra, sau đó nhấn W, VG để ẩn hoặc hiển thị đường lưới (gridlines) trong trang tính.
Để chỉnh sửa nội dung của một ô, hãy nhấn F2 để vào chế độ chỉnh sửa ô. Thao tác này kích hoạt thanh công thức (formula bar), nơi bạn có thể xem và sửa đổi công thức hoặc giá trị của ô đã chọn. Sau khi hoàn tất, nhấn Enter hoặc Ctrl+Enter để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa và quay lại chế độ điều hướng.
Điều tuyệt vời nữa khi sử dụng phím tắt Alt trong các chương trình Microsoft như Excel và Word là các công cụ bạn đã thêm vào Thanh công cụ truy cập nhanh (Quick Access Toolbar – QAT) sẽ được đánh số. Điều này có nghĩa là bạn có thể thực hiện các hành động được sử dụng thường xuyên nhất chỉ bằng cách nhấn hai phím. Chẳng hạn, nếu bạn đã thêm Camera tool vào QAT ở vị trí số 8, thì việc nhấn Alt rồi thả ra, sau đó nhấn 8 sẽ kích hoạt công cụ đó ngay lập tức.
Phím tắt Alt cho các công cụ trên Thanh công cụ truy cập nhanh (QAT) của Excel.
Phím tắt mở các hộp thoại Excel phổ biến
Trong khi hầu hết các hộp thoại đều có thể được truy cập thông qua Ribbon, việc sử dụng các phím tắt trực tiếp sẽ giúp bạn mở nhanh các công cụ thường dùng mà không cần trải qua nhiều bước.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Mở hộp thoại Định dạng ô (Format Cells) | Ctrl+1 |
| Mở hộp thoại Tìm kiếm và Thay thế (Find And Replace) | Ctrl+F (Tìm) hoặc Ctrl+H (Thay thế) |
| Mở hộp thoại Đi đến (Go To) | Ctrl+G hoặc F5 |
| Mở hộp thoại Dán đặc biệt (Paste Special) | Ctrl+Alt+V |
| Mở hộp thoại Tạo bảng (Create Table) | Ctrl+T |
| Mở hộp thoại Chèn hàm (Insert Function) | Shift+F3 |
| Mở hộp thoại Quản lý tên (Name Manager) | Ctrl+F3 |
Điều hướng trong hộp thoại Excel
Một khi bạn đã sử dụng phím tắt phù hợp để mở hộp thoại Excel, bạn vẫn có thể tiếp tục sử dụng bàn phím để điều hướng bên trong nó. Mặc dù ban đầu có thể cần một chút thời gian để thoát khỏi thói quen dùng chuột, nhưng việc thành thạo cách nhảy giữa các tab và tùy chọn bằng bàn phím sẽ giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Di chuyển đến tab tiếp theo | Ctrl+Tab |
| Di chuyển đến tab trước đó | Ctrl+Shift+Tab |
| Nhảy giữa các điều khiển trong một tab | Tab |
| Chọn hoặc bỏ chọn hộp kiểm đã chọn | Space |
| Mở rộng menu thả xuống đã chọn | Mũi tên xuống |
| Chọn một tùy chọn trong menu thả xuống đã mở rộng | Phím mũi tên rồi Enter |
| Lưu thay đổi và đóng hộp thoại | Enter |
Một cách thậm chí nhanh hơn để kích hoạt một điều khiển trong tab của hộp thoại là nhấn Alt và chữ cái được gạch chân trong tên điều khiển đó. Ví dụ, sau khi sử dụng Ctrl+1 và sau đó Ctrl+Tab để mở tab “Font” của hộp thoại Format Cells, việc nhấn Alt+K sẽ kích hoạt hiệu ứng gạch ngang chữ (strikethrough) nếu chữ “k” là chữ được gạch chân cho tùy chọn đó.
Hiệu ứng gạch ngang chữ (strikethrough) được kích hoạt trong hộp thoại Định dạng ô (Format Cells) của Excel.
Di chuyển giữa các trang tính (Worksheet) trong Excel
Nếu bạn thường xuyên làm việc với các sổ làm việc Excel chứa nhiều trang tính, bạn sẽ hiểu sự bất tiện khi phải liên tục chuyển đổi giữa các tab bằng chuột. May mắn thay, những phím tắt sau đây sẽ giúp quá trình này trở nên nhanh chóng và ít tốn thời gian hơn nhiều.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Nhảy đến trang tính (tab) tiếp theo | Ctrl+Page Down |
| Nhảy đến trang tính (tab) trước đó | Ctrl+Page Up |
| Mở một trang tính mới ngay trước trang tính hiện tại | Shift+F11 |
Để đổi tên trang tính đang hoạt động, bạn có thể sử dụng chuỗi phím tắt Alt rồi thả ra, sau đó nhấn H, O, R. Sau đó, bạn chỉ cần gõ tên trang tính mới và nhấn Enter. Phương pháp này không chỉ nhanh mà còn giúp bạn giữ tay trên bàn phím, duy trì tốc độ làm việc.
Bảng tính Excel hiển thị tên các trang tính (worksheet) được tô sáng.
Mở và đóng tệp Excel (Workbook) hiệu quả
Các phím tắt trong Microsoft Excel không chỉ giới hạn ở việc tạo bảng tính. Trên thực tế, chúng ta có thể sử dụng chúng để mở một sổ làm việc vào đầu ngày và đóng nó khi công việc hoàn tất, tiết kiệm thời gian đáng kể.
| Hành động | Phím tắt |
|---|---|
| Mở một sổ làm việc hiện có (khi Excel đã mở) | Ctrl+O |
| Mở một sổ làm việc mới (khi Excel đã mở) | Ctrl+N |
| Đóng một sổ làm việc nhưng giữ Excel mở | Ctrl+W hoặc Ctrl+F4 |
| Đóng toàn bộ ứng dụng Excel | Alt+F4 |
| Mở hộp thoại Lưu dưới dạng (Save As) | F12 |
| Lưu sổ làm việc | Ctrl+S |
Nếu bạn chưa lưu một sổ làm việc và nhấn Ctrl+W, Ctrl+F4, hoặc Alt+F4, Excel sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn để lưu các thay đổi trước khi đóng, đảm bảo rằng công việc của bạn không bị mất.
Logo Microsoft Excel biểu tượng ứng dụng bảng tính.
Kết luận
Việc thành thạo các phím tắt trong Microsoft Excel là một trong những cách hiệu quả nhất để nâng cao năng suất và biến bạn thành một người dùng chuyên nghiệp. Thay vì phụ thuộc vào chuột, việc sử dụng bàn phím giúp tối ưu hóa từng thao tác, từ điều hướng ô, trang tính đến quản lý Ribbon và các hộp thoại phức tạp.
Hãy dành thời gian luyện tập và biến những phím tắt này thành thói quen. Bạn sẽ ngạc nhiên về lượng thời gian tiết kiệm được và sự mượt mà trong quy trình làm việc. Bên cạnh phím tắt, còn rất nhiều mẹo khác để tối ưu hóa Excel như đóng băng hàng/cột (freeze panes), sử dụng định dạng có điều kiện (conditional formatting) hay biến dữ liệu thành PivotTable để phân tích nhanh chóng. Khám phá và áp dụng chúng để thực sự làm chủ công cụ mạnh mẽ này.
Bạn đã áp dụng những phím tắt nào trong công việc hàng ngày? Hãy chia sẻ những phím tắt yêu thích của bạn hoặc bất kỳ mẹo Excel nào khác trong phần bình luận bên dưới!
