Là một người dùng trung thành của Evernote trong nhiều năm, tôi đã chứng kiến ứng dụng ghi chú này phát triển và trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc. Tuy nhiên, theo thời gian, những thay đổi về chính sách, cùng với những vấn đề kỹ thuật không được giải quyết kịp thời, đã khiến tôi phải tìm kiếm một giải pháp thay thế. Standard Notes từng là một ứng cử viên sáng giá, nhưng cuối cùng, Notion đã trở thành “người bạn đồng hành” mới, đáp ứng vượt trội mọi kỳ vọng của tôi về một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc hiệu quả.
Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết hành trình chuyển đổi của tôi, từ những điểm mạnh từng khiến tôi mê mẩn Evernote, đến những lý do buộc tôi phải tìm kiếm một lựa chọn khác, và cuối cùng là lý do tại sao Notion lại là công cụ hoàn hảo cho nhu cầu cá nhân của mình.
Logo ứng dụng quản lý không gian làm việc và ghi chú Notion
Nhu Cầu Thực Tế Của Tôi Với Ứng Dụng Ghi Chú
Các ứng dụng ghi chú ngày càng phổ biến vì khả năng giúp người dùng nhanh chóng ghi lại suy nghĩ, ý tưởng và đồng bộ hóa chúng trên nhiều thiết bị. Cá nhân tôi không thường xuyên ghi chú theo kiểu truyền thống như trong các buổi giảng bài. Thay vào đó, phần lớn các ghi chú của tôi là những ý tưởng thoáng qua cần được lưu lại ngay lập tức hoặc là bản nháp cho các dự án đang thực hiện.
Tuy nhiên, phần lớn dữ liệu của tôi là thông tin được thu thập từ các nguồn bên ngoài: các trang web đã cắt (web clipped), tập tin tải xuống, tài liệu đã quét, hoặc ảnh chụp sản phẩm từ điện thoại. Với hơn 10.000 ghi chú, mỗi mục đều có ý nghĩa quan trọng đối với tôi, và việc tìm kiếm, truy xuất chúng nhanh chóng là yếu tố then chốt.
Evernote – Tình Yêu Của Một “Người Dùng Đời Đầu”
Tôi bắt đầu sử dụng Evernote từ ngày 12 tháng 7 năm 2009 và trở thành người đăng ký trả phí vào ngày 6 tháng 1 năm 2010. Evernote từng được ví như “bộ não bên ngoài” không bao giờ quên. Để thực hiện được điều đó, một ứng dụng ghi chú cần khả năng thu thập thông tin dễ dàng, mượt mà và truy xuất nhanh chóng, chính xác. Trong gần như toàn bộ thời gian sử dụng, Evernote đã làm rất tốt điều này.
“Bộ Não Bên Ngoài” Không Quên Lãng: Sức Mạnh Của Evernote
Evernote vẫn giữ vững vị thế hàng đầu trong việc tạo ghi chú. Bạn có thể gõ, chụp ảnh, quét tài liệu, cắt trang web (web clipping) hoặc gửi email trực tiếp vào Evernote. Ứng dụng này thậm chí có thể theo dõi một thư mục và tự động tải lên các tệp được thả vào hoặc gửi từ máy quét. Khả năng ghi âm cũng là một điểm cộng.
Chức năng tìm kiếm của Evernote thực sự đẳng cấp. Bạn có thể gắn thẻ (tag) cho ghi chú, tìm kiếm trong tiêu đề và nội dung ghi chú, cũng như trong các tệp đính kèm PDF. Nhờ tính năng OCR (nhận dạng ký tự quang học) tích hợp, Evernote còn cho phép bạn tìm kiếm các thuật ngữ xuất hiện trong ảnh hoặc trong các ghi chú viết tay.
Những Vấn Đề Khiến Tôi Rời Bỏ Evernote
Dù vẫn là một fan hâm mộ lớn, tôi đã không còn sử dụng Evernote. Lý do chính là sự thay đổi. Ứng dụng Evernote trên Android bỗng dưng ngừng khả năng tạo ghi chú từ ảnh chụp. Mặc dù là người dùng trả phí, tôi đã liên hệ hỗ trợ nhưng không có giải pháp nào được đưa ra. Ngay cả việc cài đặt lại trên một chiếc điện thoại hoàn toàn mới cũng không khắc phục được vấn đề. Phải mất đến bảy tháng sau, một bản cập nhật mới mang đến bản sửa lỗi.
Bảy tháng là quá lâu để chờ đợi một bản vá cho một sản phẩm bạn phụ thuộc hàng ngày và đang trả tiền. Cùng với đó, tôi cũng dần mất niềm tin vào Evernote với tư cách là một công ty khi họ thay đổi giá gói và cắt giảm mạnh mẽ các tính năng của gói miễn phí, giới hạn người dùng miễn phí chỉ với 50 ghi chú và đồng bộ hóa trên một thiết bị.
Mặc dù những thay đổi này không ảnh hưởng trực tiếp đến tôi, chúng cho thấy một sự thay đổi cơ bản trong định hướng của Evernote, đặc biệt sau khi công ty có chủ sở hữu mới. Tốc độ sửa lỗi chậm chạp và những thay đổi chính sách đã báo hiệu một sự thay đổi trọng tâm.
Standard Notes – Một Ứng Viên Tiềm Năng
Trước khi bản sửa lỗi của Evernote được tung ra, tôi đã bắt đầu tìm kiếm một giải pháp thay thế. Sau khi thử nghiệm nhiều ứng dụng ghi chú khác, Standard Notes dường như là lựa chọn gần nhất với yêu cầu của tôi. Mặc dù không có tất cả các tính năng như Evernote, nhưng nó cung cấp những gì tôi thực sự cần và sử dụng nhiều nhất. Hơn nữa, một điểm cộng lớn là Standard Notes có ứng dụng desktop native cho Linux – điều mà Evernote còn thiếu.
Giao diện ứng dụng ghi chú Standard Notes với danh sách liệt kê
Để có một trải nghiệm toàn diện, tôi đã đăng ký gói trả phí của Standard Notes để truy cập các tính năng như notebooks và web clipper. Standard Notes là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời, nhưng trong trường hợp cụ thể của tôi, có hai vấn đề lớn đã ngăn cản tôi tiếp tục sử dụng.
Rào Cản Không Thể Vượt Qua
Standard Notes khẳng định không có giới hạn kích thước cho ghi chú, nhưng việc sử dụng các ghi chú lớn hơn 1MB có thể ảnh hưởng đến hiệu suất. Tôi có rất nhiều ghi chú lớn hơn con số đó, và đôi khi trải nghiệm sử dụng trở nên rất chậm, giật lag. Tuy nhiên, vấn đề lớn nhất là việc cố gắng nhập dữ liệu từ Evernote.
Đúng như dự kiến, tôi cần xuất ghi chú từ Evernote và nhập vào Standard Notes. Quá trình này đã không suôn sẻ. Nó liên tục bị chấm dứt như thể đã hoàn thành, nhưng thực tế thì không. Chỉ khoảng một phần ba số ghi chú của tôi được nhập vào, và định dạng của chúng bị hỏng nặng. Nếu tôi là người dùng mới hoàn toàn của Standard Notes, tôi sẽ không gặp vấn đề gì. Nhưng với “hành trang” ghi chú hàng thập kỷ mà tôi không thể từ bỏ, Standard Notes không phải là giải pháp tôi cần.
Notion – Bước Tiến Vượt Bậc và Giải Pháp Toàn Diện
Gọi Notion là một ứng dụng ghi chú đơn thuần là chưa đủ. Đây là một công cụ tập trung vào cộng tác, cho phép bạn tạo wiki, quản lý dự án, tạo và chia sẻ tài liệu, cùng nhiều tính năng khác. Một tài liệu trên Notion có thể chứa văn bản, hình ảnh, liên kết, video và các yếu tố tương tác như danh sách việc cần làm (to-do list) và bảng Kanban. Nó cũng cung cấp hàng ngàn mẫu (template) miễn phí mà bạn có thể sử dụng để tạo nội dung, và nhiều mẫu khác có thể mua thêm.
Ví dụ trang Notion với danh sách công việc, thư mục thành viên và nội dung đa dạng
Rõ ràng, một ghi chú chỉ là một loại tài liệu, vì vậy Notion có thể được sử dụng như một ứng dụng ghi chú “trên steroid”.
Trải Nghiệm Di Chuyển “Không Đau Đớn” Từ Evernote
Trên gói miễn phí của Notion, tôi đã thực hiện một thử nghiệm nhập dữ liệu từ Evernote. Quá trình diễn ra vô cùng suôn sẻ. Bạn chỉ cần cung cấp thông tin đăng nhập Evernote cho Notion, và nó sẽ liên hệ trực tiếp với máy chủ của Evernote. Chỉ trong vài khoảnh khắc, các ghi chú của bạn bắt đầu xuất hiện trong Notion. Toàn bộ cơ sở dữ liệu ghi chú của tôi đã được nhập dưới dạng tác vụ nền, chỉ trong khoảng ba giờ. Điều đó bản thân đã rất ấn tượng. Tất cả định dạng đều nguyên vẹn, không có ghi chú nào bị thiếu, và siêu dữ liệu như thẻ (tags) cũng được giữ lại chính xác – điều này còn ấn tượng hơn nữa.
Notion thực hiện hầu hết mọi thứ tôi kỳ vọng và cho phép tôi tiếp tục làm việc theo cách mình muốn. Đáng tiếc, vẫn chưa có ứng dụng client native cho Linux. Tuy nhiên, tôi đã quen làm việc trên trình duyệt, vì đó cũng là cách tôi phải làm với Evernote. Tôi sẵn lòng bỏ qua điểm trừ nhỏ này để đổi lấy một quá trình chuyển đổi hoàn hảo và không gây khó chịu.
Lời Kết: Lựa Chọn Ứng Dụng Ghi Chú Phù Hợp Nhất
Không phải ngẫu nhiên mà các gói đăng ký cơ bản của Evernote, Standard Notes và Notion đều có mức giá tương đương. Nếu bạn không cần các tính năng nâng cao, bạn hoàn toàn có thể sử dụng chúng miễn phí. Tôi biết nhiều người vẫn rất hài lòng với các gói miễn phí của Evernote hoặc Standard Notes. Cả ba đều là những sản phẩm tuyệt vời, nhưng trong tương lai gần, Notion là lựa chọn phù hợp nhất cho các trường hợp sử dụng cụ thể của tôi, từ việc quản lý thông tin cá nhân đến hỗ trợ các dự án làm việc.
Bạn đã từng trải nghiệm những ứng dụng ghi chú này chưa? Hãy chia sẻ ý kiến và lựa chọn của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
